Ingen risk att slumra till i stolen denna morgon när Johan Book tog med oss på en forskningsbaserad kunskapsresa om hur man skapar engagerade, välmående och effektfulla teams trots att vi inte träffas i samma utsträckning på arbetsplatsen längre. Johans energi och passion för ämnet lyser igenom i varje ord och gest och det blev en lärorik och uppskattad morgon tillsammans.
Vårens hemarbete var för många till en början ett positivt avbrott från pendling och mötesresor. Men allt mer forskning visar på ökande sjuktal och större ohälsa till följd av att vi inte träffar våra kollegor och kunder i samma utsträckning.
Men, det fina med forskning är att den inte bara sätter fingret på problemen utan också på vad som faktiskt fungerar.
- Jämfört med att arbeta på ett kontor och träffas dagligen kan man se att team som arbetar hemifrån faktiskt presterar sämre. Vi behöver alla lära oss nya sätta att arbeta, samarbeta och leda på distans för att vi ska kunna må och prestera bra.
Nya förutsättningar, gamla behov
Själva förutsättningarna för ett bra ledarskap är detsamma oavsett om medarbetarna arbetar hemifrån eller på kontoret. Våra digitala hjälpmedel har utvecklats enormt på sistone men våra psykologiska behov består, vår hjärna fungerar på samma sätt som för tusen år sedan.
Den största skillnaden mellan ledarskap på distans och på plats handlar om kommunikationskanalerna, vilket är en stor omställning för många. En stor dansk studie listade följande fyra egenskaper som viktigast hos en bra ledare:
1. Att chefen är en god lyssnare.
2. Att kunna känna av om något uppdrag eller någon arbetsuppgift går åt fel håll.
3. Att ge medarbetarna handlingsfrihet.
4. Att visa att man förstår och bekräftar den anställdes arbetssituation.
Vi har alla tre psykologiska behov som vi behöver få uppfyllda för att må bra på arbetet. Dessa gäller för jordens alla människor:
1. Kompetens – vi älskar att få känna oss kompetenta och duktiga och detta borde vi få lov att känna varje dag på jobbet. Därför är uppmuntran oerhört viktig. Som ledare bör du uppmuntra dina medarbetares slit och arbete i första hand och resultaten i andra hand.
2. Autonomi – vi vill känna att vi får vara med och tycka till i vår organisation, att våra åsikter räknas och spelar roll.
3. Samhörighet – vi har ett behov av psykologisk trygghet, vi vill känna oss omhändertagna, uppskattade och vi ska få vara oss själva
När det uppstår problem i team på grund av bristande leverans, kvalité eller konflikter har man sett att i merparten av fallen, så mycket som 95%, har det inte med människorna som uppvisar dessa beteenden att göra. I stället finns det en grundproblematik som handlar om att man inte har lyckats skapa tydliga och involverande mål, ingen kontinuerlig uppföljning och återkoppling, man har inte lyckats ha tydliga roller och ansvarsområden och det råder inte en stor omtanke och tacksamhet.
Ta vara på gnällspikarna
Har du personer i din verksamhet som du tycker klagar lite för mycket? Bra, de ska du vara rädd om och lyssna till.
- Jag brukar säga att gnällspikarna är fantastiskt viktiga i en organisation. Det de gör är att sätta fingret på något som inte fungerar, de har verksamhetsnyttan i fokus och de vågar prata om det. Det är fantastiska organisationsutvecklare som man ska lyssna väldigt noga på.
Motsatsen, med tysta medarbetare som sitter och knyter handen i fickan men inte säger något, är de man ska oroa sig för. En tyst organisation är farlig.
Mjuka värden – viktiga värden för bra ledarskap
Flertalet chefer som Johan har coachat och utbildat frågar gärna om detta med mjuka värden verkligen spelar någon roll när det gäller business. Man kan se i studier att de organisationer där chefer, ledning och medarbetare upplever en hög grad av empati och omtanke är mycket mer lönsamma än organisationer där man inte upplever detta.
- Empati och omtanke må vara mjuka värden men de har väldigt hårda kanter när det kommer till resultat.
Hur man agerar som kollega spelar också stor roll för hur teamet fungerar.
- Studier har visat att en elak eller otrevlig kollega kan dra ner ett teams prestation med hela 30-40%. Det är inte bara det vi gör på jobbet som spelar roll, det är också hur vi är. Vi påverkar alla varandra och det sker direkt från det att vi kliver innanför kontorsdörren eller kopplar upp oss i ett digitalt möte.
I ett modernt arbetsliv talar man om en totalarbetsprestation vilket innefattar:
1. Att utföra sina arbetsuppgifter väl.
2. Att vara en schyst och omtänksam kollega som hjälper till när det behövs.
3. Att inte ägna sig åt egoistiskt beteende.
Det är inte förrän man har utfört alla tre som man har gjort ett bra jobb.
Effektfullt ledarskap på distans
Ledare har alltid haft en viktig roll i organisationen när det kommer till att skapa engagerade, välmående och högpresterande medarbetare. Men nu när ledarskapet sker på distans krävs det än mer arbete för att det ska bli riktigt bra. Johan har sammanfattat sju forskningsbaserade tips för vad du ska tänka på:
1. Människans behov förändras inte för att förutsättningarna förändras i ert arbetssätt. Tänk på att dina medarbetare är unika och behöver olika saker för att må och fungera bra.
2. När det fysiska mötet ersätts med det digitala så förändras arbetssättet. Bli galet duktiga på de verktyg ni använder och kom tillsammans överens om hur ni ska arbeta utifrån era förutsättningar. Uppmuntra och följ upp hur det går.
3. Ha dagliga ”check-ins” med alla medarbetare och teamet. Du ska vara den uppsökande och se till att prata om annat än enbart arbete. 50/50 regeln kan vara bra att tillämpa, dvs 50% socialt prat och 50% business. Skapa gärna en rutin för att mötas alla tillsammans någon gångunder dagen. Glöm inte bort de sociala mötena, kanske behöver de bokas in i kalendern.
4. Målsättningsarbetet är viktigare än någonsin. Se över hur den nya arbetssituationen påverkar medarbetarnas målbilder och vägen dit. Tydliggör vad och hur på individnivå och följ upp, följ upp, följ upp.
5. Autonomi i överflöd (inte bara bra). Hjälp till att skapa struktur i arbetsdagen och se över förutsättningarna för ett bra arbete, ergonomi, rörelser och pauser. Ställ konkreta frågor för att veta hur de upplever sin situation.
6. Möten tenderar att upplevas mer effektiva och uppgiftsorienterade, men... Inled med kallprat innan mötet börjar. Gå laget runt så alla får tala. Större grupper kan delas upp i mindre.
7. Visa uppskattning för person lika mycket som prestation! Visa massa omtanke, uppskattning och tacksamhet!
Vill du lära dig mer om ledarskap och hur man skaparengagemang? Connecta med Johan Book på LinkedIn och besök hans företag HejEngagemang!
